POLITYKA PRYWATNOŚCI DANYCH
POLITYKA PRYWATNOŚCI DANYCH
Niniejszą Politykę prywatności danych należy czytać łącznie z naszymi Warunkami korzystania z usługi. Określa ona podstawy, na których wszelkie dane osobowe, które od Ciebie zbieramy lub które nam przekazujesz, będą przetwarzane przez firmę Alletsons Limited (określaną w dalszej części niniejszej polityki jako „my” lub „nas”).
Przeczytaj uważnie regulamin, aby zrozumieć, dlaczego zbieramy dane i co robimy z danymi po ich otrzymaniu.
Odpowiedzialność
Dane są gromadzone, przetwarzane i przechowywane przez Alletsons z 8 Castle Street, Bridgwater, Somerset TA6 3DB i będą znane jako Kontroler Danych. Jesteśmy zarejestrowani w Information Commissioners Office pod numerem Z1306537, a nasz wpis do Rejestru Danych można znaleźć na ich stronie internetowej lub można uzyskać kopię na żądanie. Jesteśmy zarejestrowani jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pod numerem 6509052 i jesteśmy regulowani przez Solicitors Regulatory Authority (SRA) pod numerem 485301.
Wyznaczyliśmy Bena Daviesa na naszego Inspektora Ochrony Danych. Można się z nim skontaktować pod numerem 01278 456621 lub przez e-mail
Ben.Davies@alletsons.co.uk.
Informacje, które możemy od Ciebie zbierać
Zazwyczaj będziemy potrzebować:
•
Twoje pełne imię i nazwisko;
•
Twoja data urodzenia;
•
Twój adres;
•
Twój adres e-mail;
•
Twoje numery telefonów
A jeśli w grę wchodzi transakcja:
•
Dane Twojego rachunku bankowego;
•
Źródło środków finansowych i dokumenty potwierdzające.
Możemy również poprosić Cię o podanie informacji medycznych lub innych informacji o charakterze poufnym, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania przez Ciebie obowiązków służbowych.
Aby spełnić nasze zobowiązania prawne wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, jesteśmy zobowiązani do zweryfikowania Twojej tożsamości i prawdopodobnie poprosimy Cię o dostarczenie kopii dokumentów tożsamości, a także odpowiemy na wszelkie pytania, jakie możemy mieć.
Jeśli nie możesz nam podać tych informacji, być może będziemy musieli przeprowadzić wyszukiwanie online, aby pomóc nam zweryfikować Twoją tożsamość. Chociaż rozumiemy, że te prośby mogą być natrętne, nie możemy kontynuować Twojej sprawy, dopóki nie zweryfikujemy Twojej tożsamości. Po zakończeniu sprawy Twoje dane osobowe zostaną zniszczone zgodnie z naszą procedurą archiwizacji.
Osoby poniżej 16 roku życia
Ponieważ charakter naszej pracy oznacza, że zazwyczaj nie otrzymujemy instrukcji bezpośrednio od osób poniżej 16 roku życia, lecz za pośrednictwem ich rodziców lub opiekunów prawnych, jeśli jesteś osobą poniżej 16 roku życia i potrzebujesz dalszych wyjaśnień lub porad dotyczących sposobu, w jaki będziemy wykorzystywać Twoje dane, skontaktuj się z nami
Ben Davies
kto będzie mógł Ci pomóc.
W jaki sposób zbieramy te informacje
•
Możesz dobrowolnie przekazać nam informacje o sobie, wypełniając formularze z instrukcjami lub kontaktując się z nami telefonicznie, e-mailem lub w inny sposób.
•
Poprzez świadczenie Ci usług prawnych.
•
Musisz mieć upoważnienie do ujawnienia danych osobowych, jeśli dotyczą one innej osoby, a wszystkie ujawniane dane muszą być dokładne i aktualne.
•
Możemy otrzymywać informacje od osób trzecich, aby umożliwić nam wykonywanie pracy w Twoim imieniu. Te organizacje to zazwyczaj, ale nie wyłącznie, następujące:-
•
Agencje nieruchomości;
•
Kredytodawcy hipoteczni;
•
Organizacje, które poleciły nam pracę;
•
Inne firmy profesjonalne, takie jak księgowi.
Kategorie przechowywanych danych osobowych
W Alletsons zawsze będziemy dążyć do tego, aby prośby o informacje ograniczać do minimalnego poziomu wymaganego do realizacji Twojej sprawy. Rodzaje danych osobowych, które możemy zbierać, obejmują, ale nie ograniczają się do, następujących:
•
Dane kontaktowe (imiona, nazwiska, adresy itp.);
•
Informacje zawodowe, takie jak stanowiska, doświadczenie zawodowe i kwalifikacje;
•
Informacje techniczne – podczas odwiedzania naszej witryny możemy rejestrować szczegóły dotyczące Twojej wizyty, w tym adres protokołu internetowego (IP) używany do łączenia Twojego komputera z internetem, typ i wersję przeglądarki, ustawienie strefy czasowej, systemy operacyjne i platformę. Informacje dotyczące Twojej wizyty mogą obejmować pełny Uniform Resources Locator (URL), strumień kliknięć do, przez i z naszej witryny (w tym datę i godzinę); produkty, które przeglądałeś lub wyszukiwałeś, czasy reakcji strony, długość wizyty.
Wszelkie informacje automatycznie pobrane ze strony internetowej będą używane głównie w formie zbiorczej, tak aby nie identyfikować poszczególnych użytkowników. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką plików cookie.
W zależności od rodzaju pracy, o którą nas poprosiłeś, możemy zostać poproszeni o podanie bardziej wrażliwych danych osobowych, w tym:
•
Wierzenia religijne lub przekonania filozoficzne;
•
Pochodzenie rasowe lub etniczne;
•
Życie seksualne i orientacja seksualna;
•
Poglądy polityczne;
•
Stan zdrowia fizycznego lub psychicznego;
•
Dane genetyczne;
•
Dane biometryczne służące do jednoznacznej identyfikacji osoby;
•
Szczegóły przestępstw i związanych z nimi postępowań.
W niektórych przypadkach możemy potrzebować udostępnić te informacje osobom trzecim, takim jak personel medyczny, władze lokalne. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy istnieją zabezpieczenia zapewniające poufność i bezpieczeństwo informacji.
Wykorzystanie posiadanych danych osobowych
Głównym powodem, dla którego prosimy o podanie danych osobowych, jest konieczność umożliwienia wykonania zleconej nam przez Państwa pracy.
Twoje dane osobowe mogą być wykorzystane w celu:
•
Weryfikacja Twojej tożsamości w celu spełnienia wymogów Rozporządzenia o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy;
•
Ustalenie źródła finansowania transakcji, o której przeprowadzenie nas poprosiłeś;
•
W przypadku, gdy finansowanie zapewnia strona trzecia lub członek rodziny, może zaistnieć konieczność poproszenia ich o podanie danych osobowych; po ich przekazaniu będą one podlegać warunkom niniejszej Polityki prywatności danych;
•
Komunikowanie się z Tobą w trakcie trwania transakcji;
•
Udzielanie porad, przygotowywanie dokumentacji w Twoim imieniu, przeprowadzanie transakcji, zajmowanie się Twoimi zapytaniami i prośbami;
•
Przechowywanie zapisów finansowych dotyczących Twoich transakcji i transakcji, które wykonujemy w Twoim imieniu. Nie przechowujemy danych płatności kartą w Twoim pliku;
•
Zasięganie porad osób trzecich w związku ze swoją sprawą;
•
Pomoc w wypełnieniu wniosku o dofinansowanie, jeśli obejmuje on pomoc prawną;
•
Odpowiadanie na wszelkie zarzuty zaniedbań lub skargi skierowane przeciwko nam;
•
Zarządzanie wewnętrzne i zgodnością:
•
Monitorowanie źródeł nowej pracy i nowych zapytań;
•
Przechowywanie i archiwizacja akt, testamentów i aktów notarialnych;
•
Cele marketingowe i cross-sellingowe;
•
Opinie i propozycje udoskonaleń naszych usług.
Ujawnianie danych
W trakcie trwania Twojej sprawy nieuchronnie będziemy musieli ujawnić pewne informacje poza Alletsons, ale te ujawnienia są dokonywane tylko wtedy, gdy jest to wymagane w Twojej transakcji. Przykłady obejmują:
•
Sądy;
•
Radcy prawni działający w imieniu drugiej strony;
•
Rejestr gruntów Jej Królewskiej Mości w transakcjach dotyczących nieruchomości;
•
Porady umożliwiające uzyskanie dalszych porad i pomocy w Twojej sprawie;
•
Bank lub spółdzielnia budowlana lub inna organizacja udzielająca pożyczek;
•
Organ Regulacji Radców Prawnych; Rzecznicy Prawni;
•
Agencja Pomocy Prawnej;
•
Audytorzy w zakresie SQM, Lexcel lub innych Znaków Jakości;
•
Wszelkie ujawnienia wymagane przez prawo, w szczególności w związku z zapobieganiem przestępstwom finansowym i terroryzmowi.
Istnieją pewne zastosowania danych osobowych, które wymagają Twojej konkretnej zgody i skontaktujemy się z Tobą, aby wyjaśnić, czym one są, a także poprosimy o Twoją zgodę, jeśli zajdzie taka potrzeba w trakcie Twojej sprawy. Możesz wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.
Udostępnianie danych
My
nie będzie
udostępniać Twoje dane osobowe osobom trzecim, chyba że taka potrzeba pojawi się w trakcie trwania sprawy. Dane mogą być udostępniane w celu dokończenia Twojej pracy prawnej i zgodnie z wymogami prawa. Ponieważ Twoje dane będą przechowywane w naszej sieci komputerowej, mogą być udostępniane Twojemu działowi utrzymania systemu (obecnie Hosted Accountants) w celu diagnostyki błędów, ale podejmiemy wszelkie niezbędne kroki w celu ochrony Twoich danych, jeśli będzie wymagany dostęp osób trzecich. Nigdy nie sprzedamy Twoich danych osobowych osobom trzecim.
Gdzie przechowujemy Twoje dane osobowe
Dane przekazywane poza EOG
Jeśli to możliwe, Twoje dane osobowe będą przetwarzane w EOG. Jednak z przyczyn opisanych powyżej możemy być zmuszeni ujawnić Twoje dane organizacjom fizycznie zlokalizowanym poza EOG. W razie konieczności zostaną zastosowane takie same środki ostrożności wysokiego poziomu bezpieczeństwa, aby chronić Twoje dane osobowe.
Internet
Biorąc pod uwagę, że internet jest środowiskiem globalnym, korzystanie z internetu w celu gromadzenia i przetwarzania danych osobowych koniecznie wiąże się z przekazywaniem informacji na skalę międzynarodową. Dlatego przeglądając naszą stronę internetową i komunikując się z nami drogą elektroniczną, potwierdzasz i wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez nas danych osobowych w ten sposób. Przekazywanie informacji przez internet nie jest całkowicie bezpieczne. Chociaż dokładamy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe, nie możemy zagwarantować bezpieczeństwa Twoich informacji przesyłanych do tej strony internetowej, każda transmisja odbywa się na Twoje własne ryzyko. Po otrzymaniu Twoich informacji zastosujemy odpowiednie procedury i funkcje bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.
Nasza strona internetowa może od czasu do czasu zawierać linki do innych stron internetowych, które są poza naszą kontrolą i nie są objęte niniejszą Polityką prywatności. Nie przyjmujemy odpowiedzialności ani zobowiązań za Politykę prywatności innych stron. Jeśli uzyskujesz dostęp do innych stron internetowych za pomocą podanych linków, sprawdź ich zasady przed przesłaniem jakichkolwiek danych osobowych.
Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe?
Dane mogą być przechowywane na naszych komputerach lub w plikach ręcznych. Naszą polityką jest przechowywanie danych tylko tak długo, jak jest to potrzebne do:
•
Wykonaj swoje instrukcje;
•
Być prawnie wymaganym do przechowywania;
•
Dopóki nie upłynie okres, w którym możesz wystąpić przeciwko nam z roszczeniem, co zazwyczaj wynosi siedem lat od zakończenia sprawy, a w przypadku spraw dotyczących dzieci – do momentu ukończenia przez nie 25 roku życia?
•
Na czas trwania każdego Trustu, a także przez kolejne sześć lat;
•
Testamenty i związane z nimi dokumenty są przechowywane bezterminowo (mogą być przechowywane przez 75 lat od daty podpisania testamentu).
•
Sprawy spadkowe, w których żyje małżonek lub partner cywilny, pozostają w toku do momentu śmierci współmałżonka lub partnera w celu rozpatrzenia kwestii przenoszalnej ulgi podatkowej od spadków;
•
Akty notarialne dotyczące nieruchomości niezarejestrowanej są przechowywane w celu identyfikacji jako dowód własności;
•
Spełniać wszelkie szczególne prośby klientów dotyczące przechowywania ich danych dłużej niż przewiduje nasz okres przechowywania.
Informacje uzyskane od potencjalnych klientów są przechowywane przez okres sześciu miesięcy w celu umożliwienia przedstawienia ofert lub podjęcia późniejszych prac następczych.
Ochrona i bezpieczeństwo danych
Wdrożyliśmy zasady i procedury, aby chronić Twoje dane przed przypadkowym i bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieautoryzowanym ujawnieniem. Wszyscy nasi pracownicy, którzy mają dostęp do Twoich danych, zostali przeszkoleni w zakresie dbania o Twoje poufne dane w naszym posiadaniu.
Niedokładne informacje
Jeśli uważasz, że jakiekolwiek informacje, które posiadamy na Twój temat, są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o jak najszybsze poinformowanie nas o tym, abyśmy mogli uaktualnić nasze dane.
Dostęp do informacji
Zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (UK GDPR) masz prawo zażądać dostępu do kopii wszelkich danych osobowych, które przechowujemy w odniesieniu do Ciebie. Jest to znane jako „wniosek o dostęp podmiotu”. Wnioski o dostęp podmiotu można składać w dowolnym formacie, ale aby Ci pomóc, przygotowaliśmy formularz, który możesz wypełnić i odesłać do nas. Wypełnienie tego formularza nie jest konieczne. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej tożsamości.
Proszę o przesłanie prośby do
Anna Upham
pod adresem 8 Castle Street, Bridgwater, Somerset TA6 3DB lub za pośrednictwem poczty elektronicznej
annaupham@alletsons.co.uk
.
Co się stanie, jeżeli nie pozwolę firmie Alletsons na wykorzystanie moich danych osobowych?
Rozporządzenie GDPR w Wielkiej Brytanii przyznaje osobom fizycznym różne prawa:
•
Prawo do bycia informowanym;
•
Prawo dostępu do swoich danych;
•
Prawo do sprostowania;
•
Prawo do usunięcia danych, prawo do bycia „zapomnianym”.
•
Prawo do sprzeciwu wobec określonych rodzajów przetwarzania;
•
Prawo do przenoszenia danych;
•
Prawo do ograniczenia przetwarzania.
W zależności od charakteru prośby, Alletsons spełni ją w najszerszym możliwym zakresie. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że nie będziemy mogli kontynuować działania w Twoim imieniu, będziesz nadal odpowiedzialny za wszelkie koszty i wydatki poniesione w związku z wykonaną przez nas pracą.
W pewnych okolicznościach możesz poprosić o nałożenie ograniczeń na przetwarzanie Twoich danych lub o skorzystanie z prawa do bycia zapomnianym. Nałożenie ograniczeń na Twoje dane może oznaczać, że będziemy mogli nadal przechowywać Twoje dane osobowe, ale nie będziemy mogli nic z nimi zrobić. Może to być dla Ciebie istotne, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub obawy dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych. Prawo do bycia zapomnianym zwykle ma zastosowanie, jeśli dane są przetwarzane niezgodnie z prawem lub w inny sposób nie spełniają wymogów Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
Skargi dotyczące wykorzystania Twoich danych osobowych
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub skargi dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych przez firmę Alletsons, skontaktuj się z nami
Anjam Arif
. Anjam jest naszym urzędnikiem ds. skarg i potwierdzi otrzymanie skargi oraz odpowie na nią. Jeśli nadal nie jesteś zadowolony z odpowiedzi, możesz skontaktować się z Information Commissioner's Office pod numerem 0303 123 1113 lub odwiedzić ich stronę internetową
www.ico.org.uk
Alternatywnie, możesz skontaktować się z Rzecznikiem Prawnym pod numerem 0300 555 0333 lub
www.legalombudsman.org.uk
.
Zmiany w naszym Oświadczeniu o ochronie danych
